海外に本社を置き、日本に支店を設けている外国会社から、古物商許可申請のご依頼をいただきました。
たてかわ行政書士事務所では、本国の事業登録資料と日本の登記内容を確認し、宣誓供述書や日本語訳などの申請書類を整備しました。その後、審査を経て古物商の許可を受けました。
ご相談の内容
今回の申請では、外国で発行された会社関係資料を、日本の古物商許可申請にどのようにつなげるかが重要な課題でした。
本国の書類と日本の登記では、会社名や役員氏名の表記、組織に関する用語が異なります。また、この事業体は、日本の会社の定款に相当する書面を保有していませんでした。
日本国内の法人向けの必要書類一覧をそのまま当てはめるだけではなく、保有している資料と、不足する説明を整理する必要がありました。
外国の資料と日本の登記を照合
たてかわ行政書士事務所では、本国の事業体登録証明書、日本の履歴事項全部証明書、役員に関する資料などを確認し、会社と関係者の情報を照合しました。
特に整理したのは、次の点です。
- 本国の会社名と、日本の登記上の商号との対応
- 外国語表記の役員氏名と、日本の登記上の氏名との対応
- 本国の役員、日本における代表者、営業所の管理者の区別
- 本国の事業内容と、日本で申請する営業内容との関係
単に外国語を日本語に置き換えるだけでなく、各資料が同じ事業体・同じ人物を示していることを説明できるよう、記載内容を整理しました。
定款に代わる資料を整備
神奈川県警察の案内では、法人の古物商許可申請に必要な書類として、登記事項証明書や定款などが示されています。
今回の案件では、定款に相当する書面を保有していない事情を踏まえ、会社概要やその事実を記載した宣誓供述書を、定款に代わる資料として整備しました。
本国で署名・認証を受けた宣誓供述書に日本語訳を付け、提出の趣旨を説明する報告書も作成しました。
なお、宣誓供述書による対応が、すべての外国会社や申請先で一律に認められるわけではありません。必要な記載内容や認証の方法は、事業体の形態や保有資料を踏まえ、申請先への確認が必要です。
翻訳と申請書類を整え、許可へ
宣誓供述書や事業体登録証明書、海外役員の身分関係資料について、日本語訳と翻訳証明を整備しました。あわせて、申請書、略歴書、誓約書などの書類を準備し、古物商許可申請を支援しました。
その後、審査を経て古物商の許可を受けました。
外国会社の申請では、本国と日本の制度・書類の違いを整理し、確認できる資料に基づいて説明することが大切です。今回も、会社の実態と関係者の情報を一つずつ照合し、申請書類につなげました。
外国会社・日本支店の古物商許可に関するご相談
「海外の会社資料しかない」「日本の定款に当たる書類が分からない」「海外在住の役員について、何を準備すればよいか分からない」といった場合は、まず保有している資料と営業計画を整理することから始めます。
たてかわ行政書士事務所では、ご相談内容を伺い、対応できる業務の範囲、必要な確認事項、費用を事前にご説明します。
無料相談は契約を強制しません。
ご相談は、このサイトのお問い合わせフォームからお寄せください。
たてかわ行政書士事務所
代表・行政書士 建川一茂
神奈川県相模原市
※依頼者のプライバシーと事業上の情報を保護するため、会社名・個人名などは掲載していません。
※本記事は個別の取扱事例です。同様の書類による許可や、審査期間を保証するものではありません。
制度の参考情報
神奈川県警察「古物営業許可申請手続」
更新日：2026年7月10日／確認日：2026年10月21日
English｜Secondhand Dealer License for a Foreign Company’s Japan Branch
Supporting an Application with Overseas Business Documents
Tatekawa Administrative Scrivener Office in Sagamihara, Kanagawa, assisted a foreign company with its application for a secondhand dealer license for operations through its Japan branch. The license was subsequently granted following examination.
The case required careful comparison of documents issued overseas with the company’s registration records in Japan.
Clarifying Company and Representative Information
Company names, personal names and organizational terms can appear differently in overseas documents and Japanese records.
We reviewed the business registration certificate, Japanese registry records and documents relating to the company’s officers. We organized the information to clarify:
- How the overseas business name corresponded to the registered name in Japan.
- How officers’ names in foreign-language documents corresponded to their names in Japanese records.
- The respective roles of the overseas officers, the representative in Japan and the manager of the business premises.
- The relationship between the documented business activities and the proposed operations in Japan.
The work involved more than translation: the documents needed to explain consistently which business and individuals they referred to.
Preparing an Affidavit in Place of Articles of Association
The business did not hold a document equivalent to Japanese articles of association.
For this application, we prepared an affidavit explaining the business and the absence of an equivalent document. The affidavit was signed and certified in the home country. We also prepared a Japanese translation and a report explaining why it was being submitted.
This was an approach used in this particular case. An affidavit is not automatically accepted as a substitute for articles of association in every application. The required content, supporting documents and certification must be confirmed with the police station handling the application.
Organizing Translations and Application Documents
We prepared Japanese translations with translation certifications for the affidavit, business registration certificate and relevant overseas identification documents. We also prepared the application form, personal history statements and written declarations.
The application was subsequently approved, and a secondhand dealer license was granted.
This case illustrates the importance of reconciling overseas documents with Japanese registration records and explaining differences clearly.
Contact Us
If your foreign company plans to conduct a secondhand goods business through a Japan branch, please contact Tatekawa Administrative Scrivener Office through this website’s inquiry form.
We can review your inquiry and explain the scope of assistance we can provide, the matters requiring confirmation and the fees before you engage us.
Inquiries in English are welcome by email. Online consultations in English are not available.
A free consultation does not obligate you to hire our office.
Tatekawa Administrative Scrivener Office
Kazushige Tatekawa, Administrative Scrivener (Gyoseishoshi)
Sagamihara, Kanagawa, Japan
Company and personal names have been omitted to protect the client’s privacy and business information. This article describes an individual case and does not guarantee approval or a particular processing time for other applications.
Official Reference
Kanagawa Prefectural Police:
Secondhand Business License Application Procedures (Japanese-language page)
Page updated: July 10, 2026.
Source checked: October 21, 2026.